​            Thực hiện nhiệm vụ về công tác thanh tra chuyên ngành năm 2024, ngày 10/3/2024, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai đã ban hành Quyết định thanh tra số 71/QĐ-STP về thanh tra chuyên ngành các tổ chức hành nghề công chứng năm 2024 đối với Văn phòng công chứng Hồ Thị Mỹ Hạnh, Khải Nguyên, Nguyễn Thị Sang, Đỗ Thị Kim Thuận, Trương Thị Thanh Trúc, Nguyễn Thị Xuân.

Theo đó, Đoàn Thanh tra theo Quyết định số 71/QĐ-STP đã tiến hành thanh tra việc chấp hành quy định pháp luật trong lĩnh vực công chứng tại Văn phòng công chứng (VPCC) Hồ Thị Mỹ Hạnh, Khải Nguyên, Nguyễn Thị Sang, Đỗ Thị Kim Thuận, Trương Thị Thanh Trúc, Nguyễn Thị Xuân và báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp về kết quả thanh tra theo quy định. Xét Báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn Thanh tra, ngày 27/5/2024, Giám đốc Sở Tư pháp đã ban hành các Kết luận thanh tra số 64/KL-TTr, 65/KL-TTr, 66/KL-TTr, 67/KL-TTr, 68/KL-TTr, 69/KL-TTr về việc tổ chức và hoạt động của các VPCC Hồ Thị Mỹ Hạnh, Khải Nguyên, Nguyễn Thị Sang, Đỗ Thị Kim Thuận, Trương Thị Thanh Trúc, Nguyễn Thị Xuân. 

Quang cảnh buổi làm việc

Ngày 07/6/2024, Sở Tư pháp đã tiến hành công bố và thực hiện công khai Kết luận thanh tra chuyên ngành đối với các VPCC. Kết luận thanh tra thể hiện: Các VPCC được kiểm tra cơ bản chấp hành tương đối tốt về tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng năm 2014; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ; Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ; Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan. Các Văn phòng Công chứng có trụ sở làm việc, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo đáp ứng yêu cầu hoạt động công chứng. Các Văn phòng đã mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho Công chứng viên và nhân viên làm việc tại Văn phòng theo quy định; đồng thời đã mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên theo quy định. Bên cạnh đó, Văn phòng đã phối hợp trong việc cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến tình hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng để phục vụ cho quá trình thanh tra của Đoàn Thanh tra theo quy định.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện hoạt động công chứng, các VPCC vẫn còn một số tồn tại, thiếu sót, sai phạm như sau: Lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng chưa phù hợp với quy định tại Điều 26, Thông tư 01/2021/TT-BTP; Hợp đồng thế chấp đánh số thứ tự từng trang không liên tiếp trong văn bản công chứng; Hợp đồng nhiều hơn 05 trang nhưng đóng dấu giáp lai quá 05 trang là chưa đúng quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Công chứng Giấy ủy quyền trong trường hợp theo quy định phải công chứng hợp đồng ủy quyền là chưa phù hợp quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 55 Luật Công chứng; Chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền, ghi lời chứng không đúng mẫu theo quy định của pháp luật theo quy định tại mẫu Lời chứng (chứng thực) kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ; Sửa lỗi kỹ thuật ghi thêm vào nội dung sửa là không cần thiết theo quy định tại khoản 3 Điều 50 Luật Công chứng; Văn bản thoản thuận phân chia di sản, niêm yết thụ lý không đầy đủ nội dung theo Điều 18 Nghị định 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015; Thu thù lao công chứng không đúng theo quy định tại Quyết định số 10/2015/QĐ-UBND ngày 01/6/2015 của UBND; Hợp đồng, giao dịch bên thế chấp không ký đầy đủ từng trang hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng; Văn bản thỏa thuận chứng thực chữ ký có nội dung là hợp đồng, giao dịch….

Chánh Thanh tra Sở Tư pháp thông qua Kết luận thanh tra

Trong quá trình thanh tra, căn cứ theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính, người có thẩm quyền đã lập Biên bản vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm hành chính của các VPCC; Chánh Thanh tra Sở Tư pháp đã ban hành Quyết định về xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm của các VPCC và Công chứng viên theo quy định pháp luật.

Theo Kết luận thanh tra, Đoàn Thanh tra đã chấn chỉnh, nhắc nhở và yêu cầu Văn phòng Công chứng, CCV chấm dứt, khắc phục ngay hạn chế, sai phạm và chấp hành nghiêm các quy định pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực. Đồng thời yêu cầu các VPCC báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra (việc khắc phục những tồn tại, thiếu sót) bằng văn bản và gửi về Sở Tư pháp trước ngày 20/6/2024 kể từ ngày nhận được Kết luận thanh tra. Thực hiện đúng quy định pháp luật về trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch; thời hạn công chứng; thẩm quyền công chứng; nghĩa vụ của Công chứng viên; thường xuyên tổ chức cho Công chứng viên học tập, trao đổi kinh nghiệm nhằm nâng cao kiến thức, nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề công chứng.
Tăng cường trách nhiệm, rèn luyện phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để ngày càng nâng cao chất lượng phục vụ. Kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, bất cập của pháp luật trong lĩnh vực công chứng về Hội Công chứng viên tỉnh Đồng Nai và Sở Tư pháp để được hướng dẫn, tháo gỡ nhằm góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh./.

       Thanh Hiếu