Đồng Nai ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khi thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh

Ngày 19 tháng 9 năm 2025, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai đã ban hành Quyết định số 33/2025/QĐ-UBND về ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dựng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. 

Quy chế được ban hành trên cơ sở Nghị quyết số 1662/NQ/UBTVQH của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành 16/6/2025 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã tỉnh Đồng Nai năm 2025 nhằm để đảm bảo việc khai thác dữ liệu về công chứng, chứng thực được thống nhất trên địa bàn tỉnh Đồng Nai sau khi sáp nhập Sở Tư pháp tỉnh Bình Phước cũ và của Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai cũ. Quy chế được ban hành gồm 03 chương 18 điều. Nội dung chủ yếu của Quy chế quy định về:

Thứ nhất: Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng được quy định, cụ thể:

Về phạm vi điều chỉnh: quy định về quản  lý, cập nhật, khai thác và sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. 

Về đối tượng áp dụng: Quy chế áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức cá nhân liên quan đến hoạt động quản lý, cung cấp thông tin, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai, cụ thể gồm Sở Tư pháp; Tòa án nhân dân tỉnh, khu vực; Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, khu vực; Cơ quan thi hành án trên địa bàn tỉnh; Công an tỉnh; Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trên địa bàn tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp xã và tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Những nội dung này quy định tại Điều 1 của Quy chế.

Thứ hai: Quy chế nêu rõ năm nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu tai Điều 3 bao gồm: (1) Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này; (2) Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin; (3) Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật. (4) Việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong cơ sở dữ liệu. (5) Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bộ mã ký tự phông chữ Tiếng Việt – bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn VNTCVN 6909:2001, các chương trình kiểm tra và diệt vi rút phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu.

Thứ ba: Quy chế quy định cụ thể việc tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn từ Điều 8 đến Điều 9; Việc quản lý, khai thác và sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được quy định từ Điều 10 đến Điều 12

Ngoài ra, Quy chế còn quy định những nội dung khác như: Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng trong cơ sỡ dữ liệu (Điều 4), Những hành vi không được làm (Điều 5); Trách nhiệm của từng cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc cung cấp, quản lý và cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch (từ Điều 13 đến Điều 17). Nội dung Sửa đổi, bổ sung được quy định cụ thề tại Điều 18, điều khoản cuối cùng của Quy chế.

Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai ban hành kèm theo Quyết định số 33/2025/QĐ-UBND ngày 19/9/2025 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 29 tháng 9 năm 2025 và thay thế Quyết định số 58/2021/QĐ-UBND ngày 27/12/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai về cùng nội dung.

Trần Lý- BTTP