Để chấn chỉnh hoạt động của các Văn phòng
Thừa phát lại trên địa bàn, Sở Tư
pháp Đồng Nai đã ban hành Kế hoạch kiểm tra các Văn phòng Thừa phát lại trên
địa bàn tỉnh nhằm kiểm tra, chấn chỉnh việc lập vi bằng việc mua, bán nhà đất thông qua hình
thức ghi nhận việc giao nhận tiền, lập vi bằng ghi nhận việc giao nhận tiền để
che giấu mục đích không phù hợp với quy định của pháp luật theo chỉ đạo của Bộ
Tư phápnăm 2018, theo nội dung kế hoạch thời gian
thực hiện kiểm tra trong tháng 6 năm 2018.
Tại khoản 2 Điều 26 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP thì:
“Vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng
kiến; việc ghi nhận phải khách quan, trung thực”. Như vậy, Thừa phát lại không
được lập vi bằng để ghi nhận những sự kiện, hành vi mà mình không trực tiếp
chứng kiến hoặc những sự kiện, hành vi chỉ thông qua lời kể của người khác, về thẩm quyền thừa phát lại có quyền lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự, trừ trường hợp mà pháp luật cấm hoặc chưa cho phép. Về phạm vi, hiện nay Thừa phát lại được lập vi bằng các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại.
Tuy nhiên, hoạt động lập vi bằng không phải là hoạt động công chứng. Nếu công chứng là việc công chứng viên thay mặt nhà nước để chứng kiến và công nhận tính xác thực của các văn kiện giấy tờ, các hợp đồng dân sự theo yêu cầu của khách hàng tại Văn phòng công chứng. Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại là lập các chứng thư (vi bằng) về những sự kiện, hành vi xảy ra ở mọi nơi mà ít bị khống chế về mặt không gian và thời gian ,căn cứ khoản 8.1 Điều 2 Nghị định số 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 của Chính phủ sửa đổi bổ sung tên gọi và một số điều của Nghị định số 61/2009/NĐ-CP ngày 24/07/2009 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh và điểm d khoản 1.1 Hướng dẫn số 4003/BTP-TCTHADAS ngày 19/9/2014 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung trong hoạt động thừa phát lại quy định “Thừa phát lại có quyền lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự, trừ các trường hợp quy định tại Điều 6 của Nghị định này; các trường hợp vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng; vi phạm bí mật đời tư theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật Dân sự; các trường hợp thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng hoặc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật”.. Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại có những nét, những đặc điểm giống với hoạt động công chứng của công chứng viên kể cả về phương pháp tiến hành cũng như mục đích hoạt động.
Vi bằng là văn bản do
Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét
xử và trong các quan hệ pháp lý khác (khoản 3, điều 2, Nghị định
135/2013/NĐ-CP). Hay nói theo cách hiểu thực tế thì Vi bằng là một tài liệu
bằng văn bản có hình ảnh, video, âm thanh kèm theo (nếu cần thiết). Trong tài
liệu đó, Thừa phát lại sẽ mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện lập vi
bằng mà đích thân Thừa phát lại chứng kiến một cách trung thực, khách
quan. Tài liệu này có giá trị chứng cứ trước Tòa án nếu các bên có phát sinh
tranh chấp liên quan đến sự kiện, hành vi lập vi bằng, việc lập vi bằng của
thừa phát lại có một số đặc điểm, yêu cầu sau: Hình thức của vi bằng là văn
bản. Văn bản này phải do chính thừa phát lại lập, họ không được ủy quyền hay
nhờ người khác lập và ký tên thay mình trên vi bằng; Việc lập vi bằng phải
tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về hình thức và nội dung của
văn bản; Vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi do thừa phát lại trực tiếp
chứng kiến; đó là kết quả của quá trình quan sát trực quan và được phản ánh một
cách khách quan, trung thực trong một văn bản do thừa phát lại lập; Vi
bằng do thừa phát lại lập theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật
được xem là chứng cứ và có giá trị chứng minh; Vi bằng có thể được sao
chép và được sử dụng làm chứng cứ lâu dài. Việc vào sổ theo dõi, lưu trữ vi
bằng phải tuân thủ các quy định về bảo mật và lưu trữ.
Trước
đó Sở Tư pháp Đồng Nai đã có Văn bản chỉ đạo các Trưởng văn phòng Thừa phát
trên địa bàn tỉnh nhất quán không lập vi bằng việc mua, bán nhà đất thông
qua hình thức ghi nhận việc giao nhận tiền, lập vi bằng ghi nhận việc giao nhận
tiền để che giấu mục đích không phù hợp với quy định của pháp luật theo chỉ đạo
của Bộ Tư pháp. Đồng thời tuyên
truyền, quán triệt các quy định của pháp luật về Thừa phát lại, nhằm giúp cho
cán bộ, công chức, viên chức và người dân hiểu rõ các quy định của pháp luật về
tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại, ngày 19/4/2018, Sở Tư pháp đã phối hợp
với UBND huyện Trảng Bom tổ chức Hội nghị để triển khai các nội dung Nghị định số 61/2009/NĐ-CP ngày 24/7/2009 của Chính
phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại Thành phố
Hồ Chí Minh và Nghị định số 135/2013/NĐ-CP ngày18/10/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung tên gọi và một số điều của
Nghị định số 61/2009/NĐ-CP ngày 24/7/2009 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động
của Thừa phát lại thực hiện thí điểm Thành phố Hồ Chí Minh, kết quả có trên 200
đại biểu tham dự. Bên cạnh đó Sở Tư pháp phối hợp với Báo Đồng Nai, Báo Lao
động Đồng Nai đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến các quy định về thừa phát
lại thông qua trả lời, phỏng vấn, bài viết nhằm tuyên truyền, chấn chỉnh các
hoạt động của các Văn phòng thừa phát lại trên địa bàn tỉnh.